COMMENT ORGANISER VOTRE PROCHAIN CONGRÈS DIGITAL 

Organiser un congrès digital requiert une même organisation que pour tout autre événement en ligne. Le tout est de miser sur un contenu interactif et de choisir la plateforme de diffusion la plus appropriée.

Dans cet article, nous vous dévoilons le secret pour organiser et votre prochain congrès digital et garantir sa réussite.

Un congrès digital n'est autre qu'un congrès classique mais en ligne. Il s'agit d'un événement qui permet de réunir tous vos directeurs et de rapprocher tous vos collaborateurs autour de valeurs communes. L'objectif étant d'améliorer le dialogue social au sein de votre société. Organiser un congrès en ligne vous permettra donc de maintenir ou de retrouver une cohésion sociale entre vos collaborateurs et de discuter de l’image de marque de votre entreprise, pour trouver des buts communs.

Comme pour tout autre événement en ligne, il est impératif de le planifier bien à l'avance afin de préparer votre congrès à distance avec soin. Une bonne planification tient compte des disponibilités de chacun pour pouvoir trouver la date et l'heure idéale.

En effet, il y a, par exemple, des jours à éviter et surtout en début de semaine car ce sont généralement des journées chargées. Il est donc plus judicieux d'opter pour le mardi ou pour un milieu de semaine comme un mercredi ou un jeudi. Au niveau des heures, les débuts et les fins d’après-midi sont préférables. Un congrès en ligne qui a lieu entre 13h et 17h a plus de chance de comptabiliser un grand nombre de participants.

Proposer un contenu interactif à votre public vous assurera une bonne participation. En effet, ce contenu apporte une dimension ludique à votre congrès virtuel : vos participants peuvent par exemple avoir accès à des outils interactifs comme des sondages, des quiz, un ou plusieurs votes en direct, un chat, ou encore un nuage de mots clés. Vous pouvez également penser à intégrer des vidéos interactives pour illustrer une partie de votre discours. Le contenu interactif permet à votre audience de s’approprier le contenu, et casse la monotonie de votre événement !

Le choix de la bonne plateforme est une étape clé dans l'organisation de votre congrès en ligne. Il n'est pas uniquement question d'utiliser des plateformes basiques telles que Zoom ou Teams qui peuvent vous restreindre en termes de fonctionnalités et options. Le choix de la plateforme de diffusion est va définir l’accessibilité à l’événement et l’expérience utilisateur au cours de celui-ci.

Notre agence a développé pour vous, une plateforme de diffusion de contenu vidéo : Evenement.tv . Cette plateforme entièrement modulable et personnalisable, permet de mettre en ligne et d’héberger votre événement de manière à ce que celui-ci soit diffusé en direct et en replay.

Encore plus qu’un événement physique, l’organisation d’un événement digital demande une réalisation sans couture afin de ne pas perdre le public. La réalisation d’un déroulé extrêmement détaillé ainsi qu’un filage en condition est obligatoire : animateur, intervenants au plateau ou en duplex, interactivité. Aussi, la présence d’un régisseur est également nécessaire pour assurer la bonne coordination de tous les intervenants.

Par définition, le rôle de l’animateur sera, comme son nom l’indique, d’animer votre événement. Il sera donc l’acteur principal qui rythmera votre congrès virtuel et qui va encourager le public à être attentif et à ne pas décrocher. Le rôle de l'intervenant, complémentaire à celui de l'animateur, est également d'animer votre congrès. Il prend souvent la parole lors des échanges et est amené à répondre aux éventuelles questions en direct.

Conseil : Ne pas négliger les sessions répétition en amont de votre événement pour veiller au bon déroulement et assurer une fluidité.

Il ne s'agit pas ici de trouver une solution provisoire mais de réfléchir à une toute nouvelle stratégie d'avenir. Faites un constat de votre situation et penchez-vous sur la pérennité de votre entreprise.

Les contraintes sur la forme et le nombre de participants n’existent plus ! Vous pouvez modifier le programme, un intervenant ou le format d’une session même au dernier moment !

Un congrès à distance génère un réel gain de temps et d’argent. Fini les locations de salles, les traiteurs et les dizaines de techniciens. Votre événement se prépare avec une équipe digitale réduite.

Un congrès virtuel comptabilise généralement plus de monde. En effet, opter pour la mise en place d’un congrès en ligne permet de dépasser les barrières géographiques et d’ouvrir l’événement au national ou à l’international.

Au delà de la barrière géographique, le fait de donner accès au replay permet d'intégrer des enjeux de durabilité. Les informations de votre congrès digital seront accessibles partout et tout le temps si vous le souhaitez. La rediffusion permet également aux personnes ayant participé à votre événement de revoir un moment clé ou prendre quelques notes à leur rythme pour ne louper aucunes informations pertinentes.

Pour garantir la réussite de votre congrès digital vous pouvez faire appel à l’agence Bisons, spécialisée depuis 2013 sur les enjeux de digitalisation de participation. Nous nous engageons à vous accompagner dans l'étude et la réalisation de tous vos projets événementiels : hybride ou 100% digital.

Notre équipe s’adapte à vos besoins pour vous proposer les solutions les plus adaptées et prend donc votre événement en charge dans son intégralité :

• Étude de votre demande,
• Préparation du déroulé de l’événement,
• Réalisation de l’événement à l’aide des moyens adaptés,
• Évaluation de ce dernier accompagné d’un debrief afin d’analyser les retours positifs et les points à améliorer.

Avec Bisons, offrez à vos invités et participants une expérience 100% digitale et surtout, inoubliable.