La mise en place d’un événement digital nécessite une organisation irréprochable. La définition des objectifs et l’identification de la cible permettent ainsi de gagner considérablement du temps. Par conséquent, vos objectifs commerciaux doivent être clairs, compréhensibles et aussi précis que possible.

Afin de définir vos objectifs et organiser au mieux votre événement, vous pouvez vous poser ces quelques questions :

Qui : Qui sont les parties prenantes mises à contribution pour atteindre cet objectif ? quelles sont vos cibles ?
Dans quel but : que cherchez-vous à accomplir ? Quel message souhaitez vous passer ?
Quand : Combien de temps faudra-t-il pour terminer cette tâche ? de combien de temps disposez vous ?
Où : dans quelle zone géographique s’applique-t-il ?
Comment : Quelles ressources prévoyez-vous d'utiliser pour atteindre vos objectifs? Quels outils sont utilisés pour les contrôler ?

Pour mener à bien votre événement, il est essentiel de définir son déroulé en amont. Autrement-dit, un programme clair afin de structurer l’événement en différents temps : temps fort, temps faible, temps d’échange, temps d’écoute, etc. Travailler sur le déroulé et les différents formats va permettre de rendre votre événement dynamique et attractif et de limiter tout décrochage des participants.

Il s’agira donc de définir les temps de parole de chaque intervenants lors de conférences, tables rondes, ateliers, rendez-vous experts et forum de discussion.

Pour lutter contre ce décrochage, il est impératif d’engager le public en lui donnant la parole, en l’invitant à interagir et à participer. Mais il est également important de travailler sur le rythme de son événement pour garder une dynamique tout au long de la journée. Des formats innovants et ludiques vont permettre une meilleure attention et une mémorisation plus importante.

Le choix de vos partenaires et des intervenants est très important si vous voulez que votre événement se déroule dans les meilleures conditions et récolte de bons retours.

Ainsi, lorsque vous débutez l’étape de la recherche de partenaires, il est important de se tourner vers les grands noms. En effet, plus la réputation et l’image de vos partenaires est bonne, plus vous allez attirer de potentiels nouveaux clients qui seront très intéressés par votre événement et votre sérieux.
 

De cette manière, ce ne sont pas seulement vos clients qui seront satisfaits mais également vos autres fournisseurs. En bénéficiant eux aussi de ce partenariat, ils seront plus à même de vous fournir un service irréprochable.

En parallèle, il est tout aussi important de trouver des intervenants de haut niveaux. Pour cela, il est toujours mieux de trouver le profil “star” dans son domaine. Un intervenant spécialisé dans la thématique de votre événement : sport, art, musique, jeux vidéos etc.
 

Avant d’inviter des intervenants à votre événement, vous devrez leur transmettre un plan détaillé du programme de votre événement. Vous pouvez également leur communiquer les noms des autres intervenants présents ce jour-là et décrire ce que vous attendez d’eux.

Enfin, n’oubliez pas que ce soit avec vos futurs partenaires et intervenants, il ne suffit pas d’échanger quelques messages. Rencontrez-les et liez une vraie relation professionnelle. Ainsi, vous pourrez leur présenter votre travail et votre projet en personne. De cette façon, vous susciterez un réel intérêt de leur part et ils se souviendront de vous. Et surtout, c'est un bon moyen de faire forte impression auprès de votre potentiel futur partenaire.

Le choix de la bonne plateforme est une étape clé dans l'organisation d'un événement en ligne. En effet, ce choix déterminant va définir l’accessibilité à l’événement et l’expérience utilisateur au cours de celui-ci. De plus, avec les nombreuses annulations d’événements physiques liées aux nouvelles réformes face au COVID 19, ce nouveau format prend une grande place sur le marché de l’événementiel.

Ainsi, lors de l’organisation d’un événement, la première étape à ne pas négliger est la rédaction d’un cahier des charges technique. Grâce à celui-ci, vous formalisez vos besoins en tenant compte des fonctionnalités attendues et des contraintes en termes de budget, délais etc. Ce cahier des charges va vous permettre de benchmarker les solutions existantes de façon objective.

En effet, si vous devez faire appel à des partenaires pour compléter vos solutions, il ne faut pas négliger l’étape du benchmark. L’idée est de lister les partenaires sélectionnés en déterminant ce qu’ils proposent, leurs points forts et points faibles et en tenant compte des contraintes de votre client : temps, budget, prestations etc. De cette façon, le choix de ce dernier sera simplifié.

Aussi, pour organiser votre événement virtuel, vous devez faire un choix sur les outils digitaux que vous souhaitez mettre à disposition de votre public : live-streaming, la réalité virtuelle et les outils dits « participatifs » comme les commentaires, sondages, sessions questions-réponses etc.

Enfin, une fois avoir coché ces premières étapes et en tenant compte du budget et du type de support à privilégier, vous n’aurez plus qu’à opter pour une solution et à commencer la préparation du tournage de l’événement en ligne. N’oubliez pas que l’expérience doit rester fluide et intuitive pour vos participants.

Trouver le lieu pour votre événement virtuel

Pour un événement virtuel réussi, vous devez trouver le bon endroit. Pensez à l'éclairage, aux installations techniques et à l'esthétique du lieu lui-même.
En raison des restrictions liées à la crise du COVID 19, tous les lieux d'événements sont généralement fermés. N’hésitez donc pas à vous renseigner autour de vous et auprès de prestataires dans l’événementiel pour trouver le lieu idéal. Vous n'avez pas nécessairement besoin d’une scène. Un coin bien éclairé, dans une pièce peut faire l’affaire.

Vous pouvez imaginer un fond de scène aux couleurs et éléments graphiques de votre entreprise pour décorer votre lieu et faire votre communication dans le même temps.
Il s’agit ainsi de créer une ambiance 100 % digitale qui reflète l’identité de votre entreprise et de votre événement.

Un animateur pour votre événement digital

En déterminant votre cible lorsque vous préparez un événement, vous êtes plus apte à déterminer quel profil d’animateur vous recherchez.
Le rôle de l’animateur sera, comme son nom l’indique, d’animer votre événement. Il sera donc l’acteur principal qui rythmera votre événement virtuel et qui va encourager le public à être attentif et à ne pas décrocher.
Autrement dit, lorsque vous cherchez un animateur pour votre événement, cherchez toujours l’adéquation parfaite entre l’événement, l’animation et le public.

Votre animateur devra répondre à 3 aptitudes essentielles : sa capacité d’adaptation, son aptitude à gérer le temps et sa faculté à improviser en cas de besoin. Il devra donc être capable d’orienter les discussions et les débats et de rendre l’événement intéressant et pertinent pour vos invités.

L’équipe technique pour votre événement digital

Si vous prévoyez des activités participatives comme des participations par sms ou via les réseaux sociaux, vous pouvez penser à intégrer un modérateur à votre équipe. Celui-ci aura pour rôle de filtrer et diffuser les messages.
Aussi, en fonction des animations prévues, votre événement peut nécessiter l’intervention de caméraman, photographe ou encore technicien du son.

Choisir la plateforme vidéo de votre événement à distance​

Pour transformer votre événement en événement digital, vous devez choisir une plateforme vidéo. Cette plateforme aura pour rôle de mettre en ligne et d’héberger votre événement de manière à ce que celui-ci soit diffusé en direct ou différé.

Parmi ces différentes plateformes on compte :

• Youtube
• StreamLive
• Livestorm
• Vimeo
• Brightcove
• Libcast
• Wistia

Se former et répéter

Encore plus qu’un événement physique, l’organisation d’un événement digital demande une réalisation sans couture afin de ne pas perdre le public. La réalisation d’un déroulé extrêmement détaillé ainsi qu’un filage en condition est obligatoire : animateur, intervenants au plateau ou en duplex, interactivité. A l’instar d’un événement physique, la présence d’un régisseur est nécessaire afin d’assurer la bonne coordination de tous les intervenants.

Pour faire de votre événement un réel succès, il est primordial de booster la communication de celui-ci. Ainsi, avant votre événement, il est important de développer une stratégie de contenu efficace.

La première chose à mettre en place est un site vitrine, bien référencé, qui permettra de présenter votre marque mais surtout l’événement, sa thématique, le programme proposé, les intervenants présents etc.
 

Ensuite, ne négligez pas l’e-mailing ! Lancez rapidement les invitations à vos prospects. Même si l'événement n’est pas encore en place, communiquer largement autour de lui, de sa thématique, de ses intervenants. Produisez ainsi du contenu en amont de l’événement : petites vidéos, résumé des interventions etc. Le contenu proposé doit susciter de l'intérêt et de la curiosité auprès de votre cible.

De plus, partagez votre contenu sur les réseaux sociaux. Celui-ci n’aura pas pour seule cible, votre public, mais atteindra une plus vaste communauté. Et c’est exactement ce que nous recherchons ! Vous pouvez donc mettre donc en place votre stratégie en déterminant quel type de contenu vous souhaitez pousser et sur quel réseau. Notez que vous pouvez commencer à communiquer sur l'événement environ 3 ou 4 semaines avant le jour J, l'essentiel est d'être préparé.

Le choix des réseaux sociaux a donc toute son importance ! Ce choix est généralement fait en fonction de l'objectif de l'événement. Chaque réseau social a son utilité : Par exemple, Facebook sera davantage utilisé pour une cible BtoC et LinkedIn vous permettra de cibler une audience professionnelle. Instagram est un réseau social en évolution qui attire le plus de participation et deviendra votre principal outil de partage de photos et d'images. Twitter quant à lui, reste le réseau social de référence grâce à la création et à l’utilisation de hashtags (#), piliers central de votre stratégie.

Ces # doivent être uniques, simples, courts, faciles à rédiger et surtout pertinents et en lien avec votre activité. Enfin, ils doivent apparaître sur tous vos supports de communication !

Pendant l'événement, nous vous recommandons donc d’utiliser Twitter pour élargir votre audience. Cela permettra également d’augmenter la participation et l’interaction grâce notamment au social wall ! Vous pourrez ainsi afficher les tweets en direct sur votre écran et de cette façon, vous inciterez votre public à participer à l’événement et à partager du contenu sur les réseaux avec votre # prédéfinis.

Nous vous recommandons également de préparer votre message à l'avance, voire de le préprogrammer à l'aide d'une plateforme de gestion des réseaux sociaux (Hootsuite, Social Pilot, Agorapulse, Sked Social). Par conséquent, pendant l'événement, vous pouvez vous concentrer sur l'écoute et la modération des messages, l'interaction et la discussion avec les internautes.

Ensuite, pendant l'événement, appuyez-vous sur des solutions digitales comme Youtube Live, Facebook Live, StreamLive, Livestorm etc pour diffuser tout ou une partie de l'événement en direct. De cette façon, vous attirerez beaucoup plus de personnes.

Enfin, en parallèle, nous vous encourageons à allouer un budget publicitaire afin d’atteindre le succès de votre stratégie de communication. Pensez à sponsoriser certains de vos posts pour atteindre votre audience.

Parce qu’un événement digital ne s’organise pas de la même façon qu’un événement physique, nous vous conseillons d’opter pour une agence spécialisée dans les événements digitaux.
 

L’agence Bisons est spécialisée depuis 2013 sur les enjeux de digitalisation de participation. Nous nous engageons à vous accompagner dans l'étude et la réalisation de tous vos projets événementiels : hybride ou 100% digital.

Convaincus que l'adhésion est plus forte par l'expérience, nous nous attachons à replacer le public au coeur de votre événement. Chez Bisons, nous mettons à votre disposition une méthodologie, éprouvée lors de 600 événements ayant engagés efficacement de 50 à 10.000 personnes !

Notre agence Bisons s’adapte à vos besoins pour vous proposer les solutions les plus adaptées à vos projets. Ainsi, vos événements sont pris en charge dans leur intégralité :

• Étude de votre demande,
• Préparation du déroulé de l’évènement,
• Réalisation de l’événement à l’aide des moyens adaptés,
• Évaluation de ce dernier accompagné d’un debrief afin d’analyser les retours positifs et les points à améliorer.

Avec Bisons, offrez à vos invités et participants une expérience 100% digitale et surtout, inoubliable.