Le digital est une nouvelle façon de travailler et d’interagir à distance, renforcé par la crise du COVID 19 et qui a permis pour un grand nombre d’entre nous de conserver un contact direct avec le monde extérieur que ce soit avec des collaborateurs ou des clients. Il est devenu une alternative pour travailler et communiquer autrement.

Le digital a également complètement transformé le secteur évènementiel. Réunions, rendez-vous professionnels, conférences, séminaires, salons ou encore des soirées d’entreprise se réinventent sous un format digital, plus collaboratif et participatif : Est alors né, l'événement digital.

Également appelé événement virtuel, événement en ligne ou événement numérique, un événement digital reprend les codes d'un événement physique en utilisant tout le potentiel des outils digitaux. Il s’agit donc d’un événement organisé sur une plateforme en ligne et que l’on va vivre à distance, depuis son bureau ou sa maison. A l’instar d’un événement présentiel, les participants vont pouvoir assister à des conférences en ligne, participer à des ateliers ou networker avec les autres participants. A noter, que pour la plupart des événements digitaux, il est également possible de participer en différé grâce au replay des différents temps forts.

En tant que participant à un événement digital, vous participez à une expérience nouvelle qui s’adapte totalement à vos besoins. En effet, contrairement à un événement physique, un événement digital n’est pas forcément linéaire. Chaque participant a le pouvoir d’organiser le programme de sa journée comme il le souhaite.

La première étape est l’inscription, accessible en ligne depuis un site vitrine de l'événement, directement sur la plateforme, ou encore via un lien communiqué par une invitation mail. Il est également possible de s’inscrire à différentes sessions de l'événement et de personnaliser son agenda.

Des e-mails automatiques vont vous relancer et vous rappeler le début de chacune des sessions.

Une fois que vous avez rejoint l’évènement, suivant son programme, il vous sera possible de suivre une conférence en live ou une formation webinar, de participer à des ateliers, de prendre rendez vous avec des experts, de networker avec les participants ou de vous former via des outils partagés. Chaque session est participative grâce à des modules interactifs (quiz, sondage, Q&A, questionnaires, etc.)

L’objectif est de rendre l'expérience de vos participants la plus intuitive mais également la plus chaleureuse possible.

Organiser un événement digital nécessite la mise en place d’une bonne stratégie digitale pour faire de celui-ci, un événement interactif et innovant. Le digital permet ainsi de maximiser le potentiel d’un événement et de faciliter sa mise en place.

Voici les 5 principaux avantages d’un événement en ligne :

• L’impact : opter pour la mise en place d’un événement en ligne permet de dépasser les barrières géographiques et d’ouvrir l’événement au national ou à l’international. Votre public n’est plus seulement celui que vous conviez lors de vos précédents événements physique, et grâce à une bonne communication digitale votre public sera plus large et cosmopolite. Le replay en offrant de la flexibilité supplémentaire aux participants va permettre de décupler encore l'impact de votre évènement à distance.

• Les économies : Un évènement digital génère un réel gain de temps et d’argent. Fini les locations de salles, les traiteurs et les dizaines de techniciens. Votre événement se prépare avec une équipe digitale réduite.

• La flexibilité : Les contraintes sur la forme et le nombre de participants n’existent plus ! Vous souhaitez modifier le programme, un intervenant ou le format d’une session au dernier moment ? Pas de soucis en modifiant le paramétrage de votre plateforme.

• Le bilan carbone : l’impact carbone de l’évènementiel est de plus en plus scruté par les parties prenantes. Organiser son événement au format digital, c’est l’assurance de baisser drastiquement son empreinte environnementale en supprimant : déplacements, goodies, prints, scénographie jetable, etc.

• Data : un évènement digital va vous mettre de récolter des informations précises sur vos participants et leurs parcours, afin de mieux connaitre vos cibles et mesurer le succès de votre événement.

Malgré des avantages nombreux, un événement à distance présente tout de même quelques limites sur lesquelles il est important de travailler.

Tout d’abord, et cela peut sembler évident, les événements digitaux perdent en contact humain. Il est primordial pour tenter d’y remédier, de favoriser les échanges direct avec vos participants, si possible sous format vidéo afin de préserver l’aspect émotionnel de la rencontre physique.

De plus, difficile pour les organisateurs de conserver la même attention de la part d’un participant. Lorsqu’il participe à un événement digital, le public pourra plus facilement être diverti par son chat ou son frigo :-) et donc être moins attentif. Même si le phénomène existe en présentiel, il sera plus perceptible car quantifiable dans le cadre d’un évènement à distance.

Pour lutter contre le décrochage, il est impératif d’engager le public en lui donnant la parole, en l’invitant à interagir et à participer. Mais il est également important de travailler sur le rythme de son événement pour garder une dynamique tout au long de la journée. Des formats innovants et ludiques vont permettre une meilleure attention et une mémorisation plus importante.

L’organisation d’un événement digital peut nécessiter une quantité de travail moins importante qu’un événement physique, il ne faut pas pour autant négliger la préparation et l’organisation de votre évènement. Voici les étapes clefs d’un évènement en ligne réussi.

A l’image d’un évènement en présentiel, la première étape consiste à définir précisément les objectifs de son événement afin de pouvoir identifier au mieux sa cible. Cela va vous permettre de définir le contenu approprié à faire passer.

Il s’agira ensuite de créer un déroulé détaillé, autrement-dit, un programme afin de structurer l’événement en différents temps : temps fort, temps faible, temps d’échange, temps d’écoute, etc. Travailler sur le déroulé et les différents formats va permettre de rendre votre événement dynamique et attractif et de limiter tout décrochage des participants.

Pour compléter ces deux premières étapes, la rédaction d’un cahier des charges technique est importante. De cette façon, vous formalisez vos besoins en tenant compte des fonctionnalités attendues et des contraintes en termes de budget, délais etc. Ce cahier des charges va vous permettre de benchmarker les solutions existantes de façon objective.

Enfin, une fois le choix de la solution arrêtée, il conviendra de bien se former à son utilisation. Puis de la paramétrer et rentrer votre contenu. Durant l'événement, il est important de prévoir les ressources humaines nécessaire à l’animation de la plateforme. A l’issu de l’événement, il est important de se réserver un temps de débrief et d’analyse des résultats afin de prendre connaissance du positif et des points à améliorer.

Ces dernières années de nombreuses solutions ont vu le jour pour accompagner les organisateurs à digitaliser leurs événements. Notre équipe en a comptabilisé plus de 160. Difficile de s’y retrouver parmi toutes ses solutions existantes et même si elles se ressemblent toutes, de nombreuses différences existent sur leurs fonctionnalités, leurs options, leurs sécurités et leurs prix. Faire le bon choix peut s’avérer être un travail long et fastidieux.

On soulignera que durant la crise du COVID 19, la plupart des plateformes ont développées en urgence de nouvelles fonctionnalités adaptées aux évènements à distance. Il est important de bien tester en profondeur ces nouvelles fonctionnalités pour s’assurer qu’elles soient bien adaptées à vos besoins et à la hauteur de leurs promesses.

Il est certain que la bonne solution est celle la plus adaptée à votre évènement, ses objectifs et votre budget. Le choix d’une solution doit donc coïncider avec la stratégie à mettre en œuvre autour de l'événement. C’est pourquoi il est important de bien partir de vos besoins afin de réaliser un cahier des charges précis des fonctionnalités attendues. Une fois ce cahier des charge réalisé, vous pourrez vérifier parmi les solutions existantes laquelle répond à vos critères. Voici quelques références de plateformes que vous pouvez comparer : 6Connex, Eventool, Inventapp, Eventdrive, INXP, VConfex

[A]LiVE

[A]live est le grand événement de relance post covid du secteur évènementiel. Organisé par LÉVÉNEMENT et WEYOU en partenariat avec toutes les associations professionnelles de la filière.

LÉVÉNEMENT est l’organisation professionnelle française des entreprises de conseil, de création et de production en communication événementielle.

Weyou, aujourd’hui premier groupe français dans l’organisation de salons professionnels de taille intermédiaire.

L’évènement [A]Live s’est tenu à l’occasion du Salon de la profession Heavent Meetings 2020 à Cannes, il s’est tenu sur deux jours, le 1er et 2 septembre 2020 à Canne et a été diffusé en direct.

LES RAISONS DU SUCCÈS DE CET ÉVÉNEMENT VIRTUEL

L’événement [A]Live a connu un succès important et a été salué unanimement par les acteurs de la profession et même au delà. Il est intéressant de s'interroger et d’analyser les raisons de ce succès.

Tout d’abord le thème de l’évènement en lien avec un sujet d’actualité : la relance événementielle. Ce thème a parlé à l’ensemble de la filière en arrêt durant cette période covid.

Le timing a également été important, puisqu’il s’est déroulé le 1er et 2 septembre 2020 à Canne lors de l'événement Heavent Meetings à Cannes. Les acteurs de l’évènementiel disposant de plus de temps, ils ont été nombreux à en profiter pour se former et s'interroger sur leurs modèles. La rareté des événements physiques durant cette période de COVID a pu joué en faveur de ceux ayant eu le courage de les maintenir .

L’événement a bénéficié d’une communication importante grâce au relais du groupe L’événement qui publie une newsletter très suivi par la cible de cet événement, à savoir les acteurs de l’événementiel (agence, salons, etc.). Mais l’événement a aussi été relayé par les nombreux partenaires et intervenants de cet évènement (Napoléons, Synpase, Les traiteurs de France, prodiss, unimev, Leads, Coésio, Sporsora), qui sont par définition tous communiquants.

Pour finir, le succès de cette journée est le fruit d’une bonne organisation, d’une belle exécution avec des vidéos très professionnelles et des speakers de qualité.

Avec tous ces ingrédients ont comprend facilement que l’événement ait été couronné de succès.