La période de crise sanitaire que nous traversons a mis, non seulement, un grand nombre d'activités à l’arrêt mais a également réduit nos interactions professionnelles par le biais de nouvelles mesures qui ont été imposées, comme le télétravail.

Ainsi, pour ces entreprises, l'important est de pouvoir maintenir leur activité et surtout, pouvoir conserver un lien avec leurs équipes. Et pour répondre à ces nouveaux besoins, la digitalisation est la solution !

Le digital est, depuis plusieurs années, présent dans nos vies. Cependant, la crise du Covid 19 et la période de confinement, ont permis de renforcer sa présence. Cette nouvelle façon de travailler et d’interagir à distance, a permis pour un grand nombre d’entre nous de conserver un contact direct avec le monde extérieur que ce soit avec des collaborateurs ou des clients.

En effet, pour de nombreuses entreprises, le digital s’est présenté comme une chance de « survie » face à la crise. Il est devenu une alternative pour produire et communiquer autrement et a changé radicalement le mode de fonctionnement des entreprises. Depuis ces dernières années, les TIC (Technologies de l’information et de la communication) ont énormément évolué. Cela s’explique notamment par l’évolution des nouvelles technologies, l’arrivée des smartphones et tablettes et surtout, le succès des réseaux sociaux.

Ainsi,ce nouvel environnement numérique dans lequel nous évoluons a facilité la mise en place du télétravail.C’est également une excellente nouvelle alternative qui permet d’animer différents évènements digitaux : des réunions, des rendez-vous professionnels, des conférences, des séminaires, des salons ou encore des soirées d’entreprise sous un format plus collaboratif et participatif. Grâce au digital, il est donc beaucoup plus facile de travailler à distance.

Pour aller plus loin, découvrez notre article "Qu'est-ce qu'un événement digital ?"

Aujourd’hui, dans le monde professionnel, le digital ou “numérique” a pris une très grande place stratégique, si ce n’est pas vitale. Ainsi, sur 100 interrogés, 72 affirment que le digital a radicalement transformé leur métier. et 95 % des dirigeants d’entreprises considèrent qu’il s’agit d’un objectif stratégique.

Le digital a un réel impact dans nos professions, c’est pour cette raison qu’un grand nombre d’entreprises disposent d’un budget qui lui est alloué.

Pour les entreprises, la transformation numérique est non seulement un levier de croissance économique mais offre aussi de réelles opportunités en termes d’emplois. En effet, le numérique place la collaboration et le partage au centre des activités commerciales et rend donc la communication plus efficace entre collaborateurs et employés.

On jugera alors cette digitalisation comme un élément crucial pour les entreprises qui cherchent à rester compétitives.

2020 a été une année fondamentale pour le développement des outils collaboratifs. Cette année a été marquée par une crise sanitaire suivie de périodes de confinement qui se sont étendues au niveau mondial et qui ont poussé les sociétés et autres institutions à adopter un mode de travail encore peu développé : le travail à distance.

Pour s’adapter à cette nouvelle démocratisation “imposée” du télétravail et conserver la productivité des équipes, les sociétés ont dû s’équiper d’outils de travail en ligne : les plateformes collaboratives.

Parmi ces plateformes, beaucoup d'entre elles sont très bien réputées pour les solutions participatives qu’elles proposent et depuis le début de la pandémie, leurs nombres d’utilisateurs s’est vu tripler.

Microsoft Teams

Lancé en 2017, Microsoft Teams est l’une des plateformes collaboratives les plus utilisées.

Selon les chiffres publiés en octobre 2020, la plateforme comptabilise plus de 110 millions d’utilisateurs chaque jour contre un peu plus de la moitié au mois de mars. Une augmentation qui n’est pas prête de faiblir compte tenu de la situation sanitaire actuelle qui renforce le télétravail.

Mais cette puissante solution participative n’est pas la seule “leader” sur le marché des outils collaboratifs.

Zoom

Zoom est une plateforme digital qui permet la mise en place de réunions, conférences en ligne, webinar et sert également aux établissement scolaires de mettre en place des cours à distance.

Cet outil ultra puissant permet de planifier des réunions en intégrant Google Agenda ou le calendrier Exchange et ainsi faciliter l’organisation de vos journées.

Quelques données chiffrées … Zoom c’est près de 300 millions de participants quotidien soit 30 fois plus que fin 2019. Le chiffre d’affaires de l’application a quadruplé sur le second trimestre de 2020.

Au même niveau, on retrouve un second “géant” des outils collaboratifs : Slack.

Slack

De son côté Slack est une plateforme numérique de messagerie dédiée à la communication et à la gestion de projets. Cet outil collaboratif comptait en mai dernier, plus de 7 000 nouveaux utilisateurs et près de 50% de messages en plus par utilisateurs.

Le succèsde l’applications’est révélé dès le premier trimestre 2020 avec une hausse de 50% par rapport à l’année précédente. Comme pour ses concurrents : Teams et Zoom, ce n’est que le début de son succès puisque de nouvelles fonctionnalités sont en cours.

Whaller

Plus qu’une simple plateforme collaborative, Whaller est une plateforme de réseaux sociaux collaboratifs qui assure la protection et la non-exploitation des données des utilisateurs. Cet outil permet à chacun de créer sa propre “sphère” et gérer l'ensemble de ses réseaux sociaux depuis un seul et unique compte. Cette plateforme collaborative offre un panel de fonctionnalités très complet : réseaux sociaux, intranet, management, gestion de projets etc.

Nous vous avons ainsi cité le top 4 des outils collaboratifs à connaître et à mettre en place si vous souhaitez organiser un événement en ligne.

Un salon virtuel présente de nombreux avantages.

Pour l’organisateur, il s’agit d’un bon moyen pour :

• Assurer sa rentabilité,

• Élargir la couverture géographique de l’événement,

• Alléger tout ce qui est lié aux contraintes de logistique,

• Assurer la sécurité pour les participants,

• Générer de leads de qualité et enfin,

• Obtenir des statistiques complètes et fiables.

Du côté des exposants, il est bien moins complexe de convaincre leurs clients d’exposer sur leur salon virtuel que pour un salon physique pour diverses raisons : Un salon virtuel engage peu de frais de personnel, le Stand est personnalisé à l’image du client, cela ne nécessite pas de logistique. Un salon virtuel permet également d’obtenir des statistiques précises sur les visites, de créer de nombreux liens sociaux et de générer des leads de qualité

Enfin pour les visiteurs, un salon en virtuel reste accessible 24h/24, la navigation est simplifiée et guidée. De plus, les visiteurs ont à leur disposition une solution participative et collaborative 100 % nomade et des outils de recherche optimisés. Ils disposent également d’une messagerie instantanée et différée. Enfin, un salon virtuel ne nécessite aucun déplacement et surtout, ne comporte aucun risque pour eux en cette période particulière.

Le principe de conférence en ligne est actuellement en plein essor. En effet, de nombreuses technologies permettent aujourd'hui d'assurer des conférences à distance et de qualité. Ce nouveau format 100 % digital permet aux organisateurs et participants de communiquer et d’échanger des données en temps réel mais à distance.

Aussi, ces conférences en ligne permettent un gain de temps et d’argent considérable.

Cette nouvelle façon d’organiser des conférences ne nécessite aucun déplacement, surtout pour les participants qui, au lieu de se réunir physiquement, notamment en cette période de confinement, n’auront qu’à se connecter depuis leur bureau ou leur domicile pour participer à l’événement virtuel. En plus de gagner du temps, cela permet également aux entreprises d’économiser des frais de déplacements.

Cependant, ce nouveau mode de communication nécessite un bon équipement. Pour les organisateurs et animateurs, on met l’accent sur l’environnement en termes de qualité d’image, luminosité, son etc. Les participants eux, doivent être correctement équipés en termes de connexion internet pour pouvoir participer convenablement à l’événement en ligne.

Néanmoins, il faut rester vigilant quant à l’échange de documents entre participants et organisateurs qui est plus difficile à sécuriser. Il s’agit donc de veiller au choix de la plateforme utilisée et à la confidentialité et à la sécurité des informations échangées lors de la web conférence.

Dans la même lignée, le webinaire ou “webinar” est une version plus poussée des conférences en ligne. Le webinar offre la possibilité de s’informer sur des sujets et d’approfondir et partager ses connaissances sans avoir à se déplacer.

À l’inverse d’une conférence en ligne, le webinar est un bon moyen d’attirer un plus vaste public et d'interagir avec ce dernier via un système de chat ou de commentaires. Cette option permet non seulement de communiquer de manière directe avec les participants mais aussi d’instaurer une certaine relation de proximité.

Toute personne qui s’inscrit à un webinar a un intérêt pour celui-ci. Le public est ainsi personnellement et professionnellement concerné par le sujet traité.

De plus, comme tout événement digital, lorsque vous organisez un webinar, vous n’avez plus besoin d’accueillir physiquement vos invités, de louer du matériel spécifique à l’événement, de faire appel à un personnel qualifié pour animer votre événement ou encore à un traiteur pour mettre en place un buffet.

Aussi, en tant qu’organisateur, vous avez la main libre sur les inscriptions. Vous pouvez suivre et gérer les inscriptions à tout moment et envoyer autant d’invitations que vous souhaitez, via un lien unique et propre à chaque participant.

Le petit plus ! Vous avez la possibilité d’enregistrer votre événement en ligne afin de le rendre accessible en replay à la suite de votre événement. Cette possibilité plaît beaucoup aux intéressés qui n’ont pas pu participer au live.

D’un point de vue statistique, par le biais d’un webinar vous avez l’opportunité d’obtenir des statistiques précises quant au nombre de personnes inscrites, au taux de participation, au temps consacré à votre événement etc. Ces données vous permettent donc de faire le bilan de votre événement et d’apporter des points d’amélioration pour mener à bien vos prochains événements digitaux.

Enfin,lorsque vous décidez d’organiser un webinaire, le point le plus important est le choix de la plateforme. De nombreuses plateformes spécialisées, comme Livestorm par exemple, vous offrent de multiples options performantes pour faciliter la communication entre organisateurs et participants. Les solutions proposées facilitent les inscriptions à vos événements et permettent également de donner accès à des replays, des forums questions/réponses et bien d’autres encore.

D’ailleurs, nous vous conseillons de suivre nos 7 étapes clefs pour organiser votre événement digital !

Notre agence événementielle et digitale vous accompagne sur l’organisation de votre prochain événement digital (ou physique). Nous vous proposons un accompagnement complet sur la digitalisation de votre événement : événement 100% digital, application mobile événementielle, conférences en ligne, webinar etc.

Les fonctionnalités de nos solutions participatives sont presque infinies et offrent à votre public, une expérience unique ! Avec à nos solutions, transformez votre événement et placez le public au cœur de celui-ci !

• Prise de parole : questions, commentaires, etc ..

• Quiz, Sondage, Vote : sondez les participants

• Nuage de mots : l’animation brise glace par excellence

• Brainstorm, Ateliers : des outils pour booster l’intelligence collective de vos équipes

• Reveal : Gamifiez la présentation d’une nouvelle identité ou d’un produit

• Mur de photos : Affichez les visages de vos équipes

Nous vous proposons également des animations digitales et interactives comme le livre d’or numérique pour vos événements d’entreprise !

En incluant cette animation participative à votre événement, vous offrez à vos participants un espace d’expression ludique. Simple d’utilisation et entièrement personnalisable, notre livre d’or interactif vous permet de donner la parole à vos invités.

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