Vous vous apprêtez à devenir chef.fe de projet événementiel… ou vous l’êtes déjà depuis un certain temps ? Vous êtes au bon endroit ! Être chef de projet en agence peut concerner une tonne de choses différentes, surtout concernant la structure dans laquelle vous vous trouverez. Mais bien souvent, il s’agit d’être capable de savoir piloter des projets de A à Z.
En tant qu’agence événementielle à Lyon, on a pour habitude d’organiser un certain nombre d’événements professionnels sur toute une année. Et à force, on peut dire qu’on a mémoriser les erreurs les plus fréquentes à éviter à tout prix pour assurer des retombées positives sur un événement !
1. Négliger la communication - une erreur à éviter en événementiel !
La communication, c’est le nerf de la guerre. En tant que chef.fe de projet événementiel, vous êtes le trait d’union entre vos clients, vos prestataires, vos équipes internes, et parfois même les invités. Il s’agit donc de savoir gérer cette communication événementielle. Mal la gérer, est une erreur à éviter en événementiel. Cela signifie d'ouvrir la porte à des malentendus, des retards ou des erreurs évitables. Il ne suffit pas de simplement envoyer des mails : il faut aussi s’assurer qu’ils sont compris, que les infos circulent bien entre tous les acteurs, et que les attentes sont alignées.
Chez Bisons, on voit trop souvent des projets dérailler pour une info mal transmise ou un brief oublié. Utilisez des outils de gestion partagée, faites des points réguliers, documentez tout. Une communication fluide, transparente et constante permet de garder le contrôle du projet, même dans les moments de rush. Mieux vous communiquerez, plus vous renforcerez la confiance entre tout le monde, et vous minimiserez les erreurs à éviter en événementiel !
2. Se faire avoir par son stress
L’événementiel est un métier de pression, et c’est souvent ce qui le rend aussi stimulant. Mais attention à ne pas vous laisser submerger, étant une erreur à éviter en événementiel. Le stress est inévitable, surtout quand tout s’enchaîne vite, que les deadlines se rapprochent et que les imprévus surgissent (spoiler : il y en aura toujours). Ce n’est pas une question d’éliminer le stress, mais d’apprendre à le gérer intelligemment.
Un chef de projet trop stressé prend de mauvaises décisions, communique mal, et peut transmettre son anxiété à toute l’équipe. Lors d’un événement participatif, c’est tout ce que l’on souhaite éviter ! Pensez donc à prendre du recul et respirer. Appuyez-vous sur vos outils, vos process, et surtout votre équipe. En amont, anticipez les moments de tension et planifiez des marges de manœuvre. Pendant l’événement, gardez votre sang-froid : c’est votre stabilité qui rassurera tout le monde. Un.e chef.fe de projet serein.e, c’est un événement qui a toutes les chances de bien se passer.
3. Ne pas anticiper, troisième erreur à éviter en évenementiel
Anticiper la production d’un événement, c’est la clé de sa réussite ! Or, on pense parfois qu’on a le temps, que les choses vont se mettre en place naturellement… jusqu’au moment où tout s’enchaîne à une vitesse folle, et qu’il est trop tard pour corriger les écarts.
Un bon chef de projet est avant tout un bon planificateur. Il doit toujours avoir deux coups d’avance. Cela passe par un rétroplanning béton, des check-lists claires, une cartographie précise des risques, et une répartition rigoureuse des responsabilités. Il faut aussi savoir anticiper les besoins et les envies de vos clients. Par exemple, si ces derniers sont du genre à vouloir privilégier un projet “zéro carbone” et durable, pensez à tout mettre de votre côté pour leur promettre un événement éco-responsable ! Et puisque cela passe notamment par le calcul du bilan carbone d’un événement, pensez à tout mettre en place bien avant le jour J.
4. Sous-estimer le budget
Dernier point… mais pas des moindres. Le budget est souvent ce qui détermine la faisabilité et la qualité d’un événement. Le sous-estimer, c’est courir droit vers les galères : dépassements, choix par défaut, annulations de dernière minute. Or, un budget bien construit est un outil de pilotage essentiel.
Prenez le temps de lister tous les postes, même les plus petits : frais de parking, repas d’équipe, fournitures de secours, etc. Prévoyez une marge de sécurité d’au moins 10 à 15 %, pour les imprévus. N’oubliez pas que certains coûts peuvent évoluer (matériel, transport, prestations en période de forte demande…). Soyez transparent.e avec vos clients, et tenez vos fichiers à jour en temps réel. Un bon budget, bien géré, vous évitera bien des sueurs froides et renforcera votre crédibilité auprès de toutes les parties prenantes.